Come facilitare le riunioni online: prendersi (comunque) cura di gruppi e comunità

Come facilitare le riunioni online: prendersi (comunque) cura di gruppi e comunità

Questi sono giorni di distanza fisica e di socialità condivisa negli spazi limitati della domesticità e in quelli potenzialmente infiniti della rete internet. Escludendo ciò che sta accadendo negli ospedali e nel settore sanitario in generale, il resto del mondo sembra essere in pausa. Per noi che ci occupiamo di accompagnare gruppi (associazioni, imprese, consigli comunali, movimenti sociali…), fioccano le cancellazioni di eventi, seminari e incontri.

Come continuare a sostenere il dialogo, la collaborazione e la progettazione condivisa, ora che tutto è spostato online?

Riunioni online: si può fare!

Quando, nel 2015, abbiamo deciso di scrivere insieme, a sei mani, un libro e mazzo di carte illustrato per aiutare a “prendersi cura di gruppi e comunità” attraverso le metodologie della facilitazione, ci trovavamo, come tuttora, a vivere e lavorare in tre parti diverse d’Italia: Lombardia, Umbria e Puglia… dal Nord al Sud. “Facilitiamoci!” è stato quindi un lavoro di ideazione, co-creazione, scrittura, editing e raccolta fondi costruito quasi completamente nell’ambiente virtuale. Da questa esperienza portiamo un messaggio rivolto a tutti e tutte coloro che oggi si trovano ad affrontare la nuova sfida di spostare non solo la socialità, non solo le lezioni, ma anche riunioni e incontri di lavoro in “stanze” fatte di schermi azzurrini, cuffie e tastiere: si può fare!

Riunioni online di successo ci lasciano un senso di grande soddisfazione, efficacia, inclusione ed entusiasmo. Una volta allenate alcune capacità di base e chiarita la struttura, a volte si rivelano addirittura più funzionali di quelle faccia-a-faccia, perché incoraggiano ad avere un orientamento chiaro al risultato. Con qualche accorgimento, offrono spazi di condivisione inaspettatamente autentici e profondi. Inoltre, permettono esperienze inedite: è recente la carica di fiducia data dall’aver incontrato e scambiato proposte con otto colleghi e colleghe sparsi per tutta Europa, dal Portogallo alla Turchia, per ideare insieme un progetto internazionale per la formazione dei giovani in tema di educazione ambientale. Basta sapere di stare lavorando in una direzione comune per sentirsi vicini, solidali e uniti, anche a distanza.

Eppure la riunione (tra colleghi, tra genitori e docenti, in un direttivo associativo… di condominio!) ha tutt’altra reputazione: quella di essere il luogo dello stress, della fatica e della frustrazione, del conflitto mal gestito e della confusione. Questo vale per tutti gli ambienti, e ci può far ritirare nell’isolamento in questo periodo piuttosto che aprirci al lavoro insieme agli altri. Una delle chiavi della trasformazione a cui vi invitiamo è proprio la facilitazione. La cura per il processo, per il gruppo, le attenzioni al “come” stiamo lavorando insieme, sono importanti tanto online quanto dal vivo. Assegnare un ruolo di “oste” o “faciliatore/trice” dell’incontro è il primo passo che vi consigliamo. Potete provare a farlo a turno e se, per una prima esperienza, vi serve un sostegno esterno; in questi giorni non mancano le offerte di collaborare e sostenere questi processi. Al fondo di questo articolo trovate i nostri contatti e alcuni link utili in questo senso. Inoltre, abbiamo raccolto questi suggerimenti in un’infografica che potete scaricare e inviare a tutti i partecipanti alla riunione prima che inizi.

Facilitare le riunioni online: cominciamo dalla struttura

Come dare agli incontri online la struttura di cui abbiamo bisogno per risvegliare il meglio della nostra intelligenza e contattare il genio collettivo? La parola da sottolineare è proprio questa: struttura. Come in un’improvvisazione teatrale o in un gioco di fantasia, per liberare la creatività servono poche regole chiare (“Questo è il palco… hai tre minuti, questa sedia e questo tema” o “Facciamo che dobbiamo arrivare alla porta ma non possiamo toccare terra col piede destro”). La struttura servirà a darci chiarezza, allineamento e direzione. Quando iniziamo l’incontro, cominciamo con un giro di “check-in” o apertura. Diamo a ciascuno la possibilità di esprimersi, prendendo la parola per rispondere a una stessa domanda. Un rapido giro di “come stai, in questo momento?” crea uno spazio in cui condividere la nostra umanità ed esprimere eventuali preoccupazioni prima di metterle da parte e tuffarci nel lavoro insieme. Per chi facilita è una buona idea ricordare a questo punto i tempi e chiedere interventi brevi, di un minuto o due a testa. Se avete bisogno di più tempo per condividere cercate un altro spazio, separando le riunioni operative da quelle emozionali.

Per lavorare bene a distanza è importante avere tre canali di comunicazione tra il gruppo. La chiamata di gruppo è il luogo dove si svolge la riunione. Le soluzioni disponibili sono diverse; noi utilizziamo il software Zoom, ma l’importante è che utilizzate la piattaforma più familiare a voi e alle persone che sono parte del vostro gruppo. Per ovviare ai piccoli inconvenienti tecnici e migliorare l’efficacia, occorre avere anche un Piano B, un canale di comunicazione parallelo a cui fare riferimento in caso di un disguido (ad esempio un servizio di messaggistica come Whatsapp, oppure una lista di email o di numeri di telefono sono utili se dovesse saltare la linea). Infine, è essenziale avere aperto un documento (il verbale o “diario”) in cui tenere traccia di ciò che si dice e decide. La tecnologia ci assiste con documenti condivisi a cui tutti possono contribuire. Il diario ci permette sia di rimediare ad eventuali problemi tecnici (se sparisco dalla riunione per qualche minuto, posso andare a rileggere) che, soprattutto, di rispondere al bisogno di inclusione di coloro che dovessero saltare un incontro. Infine, è il luogo della responsabilità: il posto in cui segniamo le cose da fare e possiamo verificare che siano state effettivamente fatte. Per progetti che durano nel tempo, raccoglie la storia e la memoria di tutto quello che abbiamo realizzato insieme.

Altri elementi che contribuiscono a dare chiarezza sono l’ordine del giorno ed il ruolo di “custode del tempo”: una persona a cui il gruppo affida il compito di tenere i tempi sott’occhio e assicurarci che non sforiamo (o, se lo facciamo, che siamo tutti d’accordo a farlo). L’esperienza di lavorare online ha delle sfide tutte sue: l’attenzione direzionata su uno schermo e i piccoli contrattempi (la connessione che salta, una distrazione nella stanza…) possono essere molto stancanti. Non sottovalutate questo aspetto, e programmate riunioni che non durino più di un’ora e mezza, con almeno una piccola pausa. A seconda del tipo di gruppo, possiamo anche decidere di introdurre momenti creativi, come la condivisione di un video o di una musica, la creazione di un collage di fotografie, un momento di silenzio e meditazione, la lettura di una poesia…

Giro di apertura, ordine del giorno chiaro e segnato su un verbale/diario, un custode del tempo, qualcuno che facilita e “tiene le fila”, un canale di comunicazione parallelo (il “Piano B”): aggiungiamo qualche piccola abitudine utile, come spegnere i microfoni quando non si parla, e abbiamo la ricetta per riunioni di successo. Per migliorarle sempre più, ci vuole un giro di chiusura, il “check-out” in cui controlliamo come è andata la riunione: “Cosa ci è piaciuto di più? Cosa poteva andare meglio?”. Questo permette al gruppo di imparare dai propri errori e creare un ambiente online sempre più adatto alle esigenze di chi partecipa.

La collaborazione come leva per un cambiamento culturale

Perché ci teniamo tanto a condividere strumenti e struttura per riunioni efficaci, online ma non solo? Una delle nostre maestre, Beatrice Briggs, ripete spesso che  le riunioni sono un punto di leva per cambiare la cultura di un’organizzazione o gruppo. La facilitazione, per noi, non riguarda solo l’efficienza o efficacia nel lavoro di gruppo, ma porta con sé un profondo cambiamento culturale.

In effetti, se ci pensiamo, le riunioni sono la spina dorsale di qualsiasi attività collettiva: sono il luogo dove portare avanti progetti e raggiungere obiettivi insieme, e dove, allo stesso tempo, si crea e si manifesta la cultura del gruppo. Può essere una cultura collaborativa e aperta, o al contrario vivere di non detti e tensioni, tra malintesi e punti di vista che non vengono ascoltati.

Cambiare queste situazioni non è mai semplice e richiede tempo e pazienza. Eppure, è possibile iniziare a vivere riunioni dove per esempio non ci si interrompe, dove i tempi di parola sono gli stessi per tutti, dove anche chi normalmente non interviene ha più possibilità di intervenire… possono sembrare piccoli dettagli, ma quando prestiamo attenzione ad essi, implicitamente stiamo dicendo: “ci stanno a cuore le relazioni e le persone di questo gruppo, vogliamo ascoltarle tutte perché vogliamo che gli obiettivi e la visione siano davvero condivisi”. E così, a partire dalle riunioni facilitate, pian piano un modo diverso di fare le cose può diffondersi in modo più ampio nell’organizzazione. Ecco perché abbiamo pensato di condividere quello che per noi è stato efficace lavorando online a un progetto comune.

Lavoriamo con i gruppi anche perché siamo convinte che insieme, mescolando competenze differenti ed includendo le diverse voci, possiamo liberare la creatività e l’innovazione di cui abbiamo bisogno per risolvere ogni sfida e problema che ci troviamo davanti. In questi giorni vediamo l’umanità fronteggiare una sfida comune e condividere conoscenze per farlo al meglio. Più che mai, stiamo vedendo come il sistema sanitario, quello economico, quello ambientale e quello politico sono tutt’altro che separati.

E dopo? Dopo che questa situazione sarà finita? Niente di quello che avremo imparato e sperimentato in questo momento di vita virtuale forzata sarà sprecato: qualunque sia lo scenario che si aprirà dopo questa situazione emergente, avere imparato a gestire le riunioni in modo più efficace e collaborativo, a trovare modi di collaborare e comunicare anche a distanza, potranno essere, se lo vorrete, una base per ricostruire relazioni e lavoro su nuovi presupposti. Con che progetti emergeremo dall’isolamento nelle nostre case e appartamenti? A quali sogni collettivi vogliamo dare vita, e con chi? Forse è arrivato il momento di interrogarsi sull’impatto che le nostre azioni hanno sul sistema più ampio, sulle comunità di cui facciamo parte, per capire che ruolo vogliamo avere in questa trasformazione.

Buone riunioni, e buona trasformazione, a tutti e tutte.

7 PASSI PER FACILITARE UNA RIUNIONE ONLINE

1. La facilitazione: a rotazione, scegliete una persona che facilita la riunione, che si prende cura dei tempi e che tutte e tutti abbiano modo di parlare!
2. Tempi chiari: fondamentale decidere prima o all’inizio l’orario di inizio e di fine, e rispettarlo!
3. Check in: cominciate sempre con un giro di parola, dove ci chiediamo come stiamo. Esprimere la parte più relazionale all’inizio, ci permette di essere più efficienti poi.
4. L’ordine del giorno: la base, la traccia della riunione; inviata prima o costruita insieme all’inzio, contiene tutti i punti di cui discutere.
5. Il diario: scritto in diretta su un documento condiviso.
6. Prossimi passi: abbiate cura di finire la riunione con chiarezza su chi-fa-cosa. Datevi compiti e tempi chiari, ed elencateli sul diario.
7. La chiusura: ricavatevi qualche minuto alla fine per chiudere con un momento di feedback. Cosa mi è piaciuto di più? Nella prossima riunione sarebbe meglio se…

PUÒ AIUTARE…

• Le riunioni massimo di 90 minuti, altrimenti spezzatele in due con una pausa.
• Per prendersi cura di sé: acqua e tisana accanto; ogni tanto sgranchirsi e fare un po’ di
• Importante avere un secondo canale di comunicazione in cui ci sono tutti (whatsapp, gmail, telefoni…) per i problemi tecnici.
• Parlare una persona alla volta è buona pratica anche online. Prenotate il turno di parola alzando la mano (in video o in chat) e dite “passo la parola a…” alla fine.
• Quando non state parlando, silenziate il microfono di modi che i rumori di sottofondo non disturbino la conversazione.
• Se la connessione lo permette, attivate i video: anche se a distanza permette una comunicazione più profonda.

LINK UTILI

• Video-lezione sulle “riunioni efficaci online”, di Cristiano Bottone, durata 40 minuti
• Caffè sospeso online, un salotto virtuale di ascolto organizzato da una rete di facilitatori e facilitatrici, aperto ogni giorno dalle 17 alle 18 e dalle 18 alle 19.
• Scarica i contenuti speciali del libro “Facilitiamoci!” per scoprire di più sulla facilitazione e trovare ulteriori indicazioni per facilitare le riunioni online.
• Scarica l’infografica, da utilizzare per le tue riunioni online.

a cura di Melania Bigi, Martina Francesca e Deborah Rim Moiso

Martina Francesca, dopo la laurea in ingegneria elettronica, ha scoperto la facilitazione partecipando dal 2011 al movimento delle Città in Transizione, a livello locale e nazionale. Negli anni ha arricchito la sua cassetta degli attrezzi da facilitatrice e accompagnato gruppi e comunità in diversi contesti. Ha da poco iniziato a esplorare metodi innovativi di partecipazione collaborando con The Democratic Society e da gennaio 2019 ha contribuito a portare in Italia il corso annuale di facilitazione certificato IIFACe. È una facilitatrice freelance innamorata del suo lavoro, che ama esplorare permacultura, teoria dei sistemi, ecologia profonda, sentieri di montagna e librerie.

Deborah Rim Moiso, traduttrice, formatrice e facilitatrice di processi, si occupa dal 2009 del movimento di Transizione, in Inghilterra e in Italia, progettando eventi e laboratori per l’attivazione delle comunità locali in risposta alla crisi energetica, climatica e sociale. Si occupa di progetti di educazione ambientale ed educazione ai diritti umani, in collaborazione con università e centri di formazione. Vive a Perugia, in un vicinato attivo e solidale, dove si prende cura di un orto, un oliveto, due gatti e qualche gallina.

Melania Bigi, facilitatrice e formatrice, dopo anni di collaborazione nel progetto Comunitazione, dedicata ai processi di community building, nel 2019 ha fondato con Ilaria Magagna TARA facilitazione, un’impresa di consulenza che porta l’approccio sistemico nel mondo impresa. Nella sua cassetta degli attrezzi il gioco come forma di apprendimento, la facilitazione visuale, gli strumenti sistemici, il Processwork, l’Oasis Game… Tra le fondatrici della Scuola di Arte del Processo – Processwork Italia, e nel team che ha sviluppato il Go Deep Game, vive in Puglia, nel processo di tornare nella terra natale, Firenze.

Insieme, sono autrici del volume e delle carte collegate “Facilitiamoci! Prendersi cura di gruppi e comunità” (edizioni la meridiana, 2016).

Per consigli e tutoraggio sulle riunioni online, potete scrivere a:
info@martinafrancesca.it / deborah.rimmoiso@gmail.com / melania@tarafacilitazione.com